Quy tắc thủ tục của igus® GmbH

về việc giải quyết khiếu nại theo Đạo luật Chuỗi Cung ứng

Phiên bản I, Số 01. tháng 1 năm 2024

1. Mục tiêu, phạm vi giải quyết khiếu nại

Việc xử lý khiếu nại của igus® GmbH cho phép tất cả những người có khả năng bị ảnh hưởng chỉ ra những rủi ro đối với nhân quyền hoặc môi trường và những vi phạm nghĩa vụ phát sinh do các hoạt động kinh tế của igus® GmbH trong khu vực kinh doanh của chính họ hoặc trong khu vực kinh doanh của nhà cung cấp trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

igus® thực hiện nghiêm túc các yêu cầu của Đạo luật Chuỗi Cung ứng và mục tiêu của chúng tôi là xác định hành vi sai trái tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng ở giai đoạn đầu và bắt đầu các biện pháp thích hợp.

igus® đạt được điều này bằng cách cho phép thông tin về các vi phạm có thể xảy ra liên quan đến Đạo luật Supply Chain Act được báo cáo cho chúng tôi và bằng cách liên tục theo dõi chúng.

Tất cả nhân viên và những người trong chuỗi cung ứng của chúng tôi đều có thể thông báo cho igus® về những rủi ro hoặc vi phạm nhân quyền hoặc môi trường thông qua việc xử lý khiếu nại do thiết lập igus®.

Nó được đảm bảo rằng thông báo có thể được gửi ẩn danh và bảo mật. Điều này mang lại cho igus® cơ hội nhận biết rủi ro ở giai đoạn đầu và giải quyết chúng trước khi con người hoặc môi trường bị tổn hại.

2. Quy trình góp ý/báo cáo vi phạm về tuân thủ

Có nhiều kênh nội bộ khác nhau để báo cáo vi phạm về tuân thủ (ví dụ: thông báo của cấp trên hoặc đại diện nhân viên) và hệ thống tố cáo igus® sẵn có cho cả báo cáo nội bộ và bên ngoài. Điều này có thể được sử dụng mà không bị hạn chế bởi bất kỳ ai trong chuỗi cung ứng của chúng tôi.

Các vi phạm tuân thủ có thể được báo cáo trên toàn thế giới bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau và miễn phí chỉ bằng vài cú nhấp chuột qua hệ thống báo cáo trực tuyến của chúng tôi Hệ thống tố giác (reporting-channel.com).

Khi gửi báo cáo, trọng tâm chủ đề phải được nêu rõ liên quan đến các rủi ro đối với nhân quyền và môi trường hoặc vi phạm nghĩa vụ theo nghĩa của § 2 Phần 2 và 3 của Đạo luật Chuỗi Cung ứng.

Những điều cấm liên quan đến nhân quyền đặc biệt bao gồm

• Lao động trẻ em (theo quy định, việc sử dụng trẻ em dưới 15 tuổi bị cấm)
• Cưỡng bức lao động
• Nô lệ, bóc lột tình dục
• Không tuân thủ các quy định về sức khỏe và an toàn theo quy định của pháp luật nơi làm việc
• Giữ lại tiền lương thích hợp
• Sử dụng hình thức tra tấn hoặc xục phạm nhân phẩm
• Tự do hiệp hội
• Bất kỳ hành động hoặc thiếu sót nào có khả năng làm suy yếu vị trí pháp lý được bảo vệ theo cách đặc biệt nghiêm trọng và tính trái pháp luật là rõ ràng.

Những điều cấm liên quan đến môi trường đặc biệt bao gồm

• Cấm sản xuất các hợp chất có chứa thủy ngân
• Cấm xử lý chất thải thủy ngân không đúng cách
• Cấm sản xuất và sử dụng một số hóa chất và các chất ô nhiễm hữu cơ khó phân hủy
• Cấm xử lý, thu gom, lưu trữ và tiêu hủy chất thải không thân thiện với môi trường
• Ô nhiễm đất, nước, không khí và tiêu thụ nước quá mức
• Bất kỳ hành động hoặc thiếu sót nào có khả năng làm suy yếu vị trí pháp lý được bảo vệ theo cách đặc biệt nghiêm trọng và tính trái pháp luật là rõ ràng.

3. Tiếp nhận và đánh giá ban đầu báo cáo

Là một phần của đánh giá ban đầu, HR xác định xem báo cáo có liên quan đến nhân quyền, môi trường hay vi phạm nghĩa vụ hay không và liệu báo cáo được gửi có chính xác hay không. Tiếp theo là đánh giá rủi ro về các hậu quả có thể xảy ra, ví dụ như sử dụng ma trận rủi ro.

Người cung cấp thông tin nhận được phản hồi nhanh chóng rằng thông tin đã được ghi lại. Hơn nữa, báo cáo trạng thái tạm thời về từng bước xử lý và kết quả cuối cùng sẽ được gửi đến người tố cáo thông qua cổng thông tin trong một môi trường được bảo vệ.

4. Thủ tục thi

Nếu sự liên quan và nghi ngờ ban đầu được xác nhận, chúng tôi sẽ bắt đầu quy trình điều tra nội bộ nhanh nhất có thể để làm rõ sự thật. Thông báo sẽ được kiểm tra chi tiết.

5. Thực hiện các biện pháp cần thiết

Khi cuộc điều tra đã hoàn tất, igus® sẽ kiểm tra xem có cần các biện pháp để loại bỏ, giảm thiểu hoặc ngăn chặn hành vi vi phạm trong tương lai hay không. Để đạt được mục đích này, chúng tôi phân tích nhu cầu cụ thể để khắc phục và cải thiện. Một phần của phân tích này cũng bao gồm việc tính đến kỳ vọng của nhóm người bị ảnh hưởng bởi hành vi vi phạm. Các biện pháp cần thiết có thể chỉ là các biện pháp nội bộ thuần túy trong bộ phận kinh doanh của chúng ta, chẳng hạn như điều chỉnh quy trình, hướng dẫn mới hoặc cải tiến các khái niệm đào tạo. Tuy nhiên, các biện pháp với và đối với bên thứ ba cũng có thể cần thiết. Việc thực hiện các biện pháp được giám sát một cách thích hợp và tính hiệu quả của chúng được xem xét kỹ lưỡng một cách chi tiết trong các bước quy trình nhỏ.

6. Tài liệu

Tất cả các báo cáo, hoạt động điều tra và kết quả đều được ghi lại và lưu trữ ở những địa điểm xác định. Chúng được lưu trữ theo các yêu cầu pháp lý liên quan và thời gian bảo vệ dữ liệu. Quyền xem và truy cập được quy định chặt chẽ. Ngoài ra, khi luật pháp yêu cầu, chúng tôi sẽ thông báo cho tất cả chủ thể dữ liệu về các cuộc điều tra được thực hiện và dữ liệu cá nhân được xử lý trong bối cảnh này.

7. Phân tích và báo cáo rủi ro

Những phát hiện từ việc xử lý báo cáo sẽ được tính đến trong quá trình phân tích rủi ro. Báo cáo hàng năm được lập và công bố về số lượng và cách xử lý báo cáo. Ngoài ra, các báo cáo đột xuất được gửi đến quản lý.

8. Kiểm tra hiệu quả

Tuy nhiên, chúng tôi xem xét tính hiệu quả của tất cả các hệ thống và quy trình được mô tả ở trên liên quan đến việc xử lý khiếu nại của chúng tôi trên cơ sở đặc biệt, ít nhất mỗi năm một lần.

9. Bảo vệ người tố cáo

Các dấu hiệu về rủi ro có thể xảy ra đối với nhân quyền hoặc môi trường hoặc hành vi vi phạm nghĩa vụ đối với igus® và chuỗi cung ứng của chúng tôi.

Vì lý do này, có thể thực hiện đối thoại ẩn danh trong toàn bộ quá trình xử lý khiếu nại. Tính bảo mật của việc trao đổi ẩn danh luôn được đảm bảo. Địa chỉ IP không được ghi lại. Các quy trình sau đây đã được đưa ra để bảo vệ kỹ thuật cho người tố giác:

• Mã hóa truyền tải: tất cả dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của Hệ thống báo cáo (reporting-channel.com) đều được mã hóa.
• Quy trình xóa dựa trên quy tắc hỗ trợ việc xóa tuân thủ bảo vệ dữ liệu.
• Kiểm tra bảo mật CNTT thường xuyên giám sát bảo mật hệ thống.

Bằng cách gửi báo cáo trong quá trình xử lý khiếu nại igus®, người tố cáo không bị đe dọa bởi bất kỳ hậu quả tiêu cực nào. Tính bảo mật của việc trao đổi luôn được đảm bảo (xem Phần 3 và cũng được đảm bảo nội bộ bằng các biện pháp phù hợp.

10. Liên hệ

Nếu bạn có bất kỳ nhận xét hoặc đề xuất nào liên quan đến việc xử lý khiếu nại của chúng tôi, vui lòng liên hệ với bộ phận nhân sự của chúng tôi theo số +84 28 3636 4189.